NHK Randburg – POPI Wet

(Dringende aandag)

Die wet op die beskerming van persoonlike inligting, Wet no. 4 van 2013 (POPI), het in werking getree 1 Julie 2021. Gemeentes, soos ons gemeente, het nodig om by al sy lidmate die nodige toestemming te kry sodat ons u inligting kan stoor en beskikbaar stel vir net gemeentelike sake.

Die doel van die versameling van persoonlike data van lidmate is omdat die persoon ʼn lid van ons organisasie, by name NHK Randburg, is. Lidmaatskap van ‘n kerk is presies dieselfde as om ‘n lid van enige ander organisasie te wees. Dit gaan dikwels nodig wees om nuwe meelewings of gawes of mylpale van lidmate by te voeg of te verander, of ou inligting te verwyder. Lidmate se tipe lidmaatskap kan ook verander, of kontakinligting kan verander. Daarom is dit noodsaaklik dat daar ‘n proses van instandhouding van data moet wees. Kontak met lidmate is soms op ‘n baie gereelde basis nodig en sodanige kontak geskied deur die persoonlike inligting van lidmate. Artikel 28 van die wet gee spesifiek vir kerke die toestemming om lidmate se inligting te mag versamel en te bewaar.

Persoonlike inligting mag slegs op billike en wettige wyse versamel en verwerk word en slegs met toestemming van die betrokke persoon. Vir daardie rede het ons gemeente ‘n “Sensusvorm” wat aan lidmate voorsien word waarop hulle, hulle inligting moet voltooi en dit moet ook deur die lidmaat onderteken word om te bevestig dat hy/sy goedkeuring verleen dat die inligting wat hy/sy voorsien deur die gemeente gestoor mag word. Dit is baie belangrik om daarop te let dat in terme van die wet ouers ook toestemming moet verleen dat die gemeente die data van minderjarige kinders mag stoor. Die sensusvorm maak spesifiek ook daarvoor voorsiening. Die sensusvorm maak spesifiek voorsiening vir die lidmaat se handtekening.

Deursigtigheid

Ons gemeente se beleid is baie duidelik dat ons geen inligting sal verberg waaroor ons beskik nie, en dat ons geen inligting bewaar wat ons nie bereid is om bekend te maak nie. Mense met sekere pligte in die gemeente, wat inligting van gemeentelede nodig het, sal net toegang hê tot inligting wat hulle in staat stel om hulle pligte uit te voer in die gemeente.

Die volgende persone of instansies binne die gemeente kry tans toegang tot die lidmate se data.

Kerkkantoor personeel

Die administratiewe en finansiële personeel kan toegang tot die data verkry.

Predikant

Dit is noodsaaklik dat die predikant wel toegang tot die data van alle lidmate moet kan kry om sy ampsverpligtinge ten volle te kan nakom.

Kerkraadslede

Dit is natuurlik ook noodsaaklik dat kerkraadslede in die uitvoering van hulle pligte sekere inligting van lidmate moet hê. Kerkraad sal net toegang hê tot adresse en telefoonnommers van gemeentelede in hulle wyke.

Sondagskoolpersoneel

Dit is verder ook noodsaaklik dat Sondagskoolpersoneel in die uitvoering van hulle pligte net telefoonnommers van lidmate mag hê.

Derdeparty toegang tot data.

Die data word gestoor in ʼn program genaamd Winkerk. Die programmatuur word bestuur deur Winkerk. Daar was konsultasie gedoen met die maatskappy en hulle voldoen aan die POPIA wetgewing.

Die data word as vertroulik beskou en sal nie verkoop word aan enige derdeparty of beskikbaar gestel word aan enige derdeparty wat nie reeds genoem is nie.

Verwydering van data.

Persoonlike inligting sal van die sisteem verwyder word op aanvraag. Daar sal ‘n vorm by die kerkkantoor wees vir so ‘n aanvraag. Sodra die inligting verwyder is sal die betrokke persoon in kennis gestel word dat dit wel verwyder is.

Berging van data.

Die data word gestoor op  die Winkerk program. Die fisiese vorms wat ingevul is vir die doel van die versameling van inligting sal binne die kerk se kluis gestoor word. Digitale-kopieë van die inligting, soos byvoorbeeld PDF, sal gestoor word op die kerk se rekenaar-sisteem. Die sisteem is beskerm deur ‘n wagwoord en die hardeskyf is geënkripteer.

Sensusvorm

Sou wou kan u die sensusvorm voltooi en die gemeente toestemming gee om die inligting op hierdie vorm te stoor en te gebruik vir gemeentelike sake deur u handtekening te gee.

Sou u meer inligting wou hê is u welkom om die kerkkantoor te skakel – 011 787 4983

Sensusvorm